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  • Gestion des contrats de maintenance et des SLA

    Gestion des contrats / gestion des SLA

    Actricity gestion des contrats / génération automatique des factures périodiques

Gestion des contrats en liaison avec vos équipements/installations

Actricity fournit une gestion complète des contrats et des SLA

La gestion des contrats permet de schématiser différents types de contrats (contrats de maintenance, contrats de licences, Abonnements, SLA (Service Level Agreement), etc.). Les contrats sont facturés individuellement (annuellement, semi-annuellement, trimestriellement, mensuellement) en fonction des besoins du client. La facturation des contrats peut être effectuée manuellement ou automatisée de sorte que le travail administratif soit réduit au minimum.

Le contrats peuvent être générés automatiquement directement à partir d'une commande (affaire signée) ou d'un équipement/d'une installation.

Le SLA (Service Level Agreement) répertorie pour chaque équipement/installation les temps de réponse et de contrat définis contractuellement ainsi que les services de maintenance. La gestion des contrats gère les services préventifs tels que la maintenance et est également planifiée via la gestion des contrats.

 

Points forts :

  • Génération de contrat automatisée directement à partir d'affaire/d'une commande
  • Génération de contrats à partir de la base installée (équipements/installations)
  • Facturation automatique des contrats selon une fréquence définie (par exemple, trimestre ou semestre)
  • Envoi automatisé des factures issues des contrats par e-mail
  • Définition libre des SLA pour les temps de réaction, les temps de réponse et la disponibilité du service
Contract management System in Actricity

Les contrats peuvent être saisis manuellement ou générés à partir de commandes et/ou d'équipement (équipement installé). Lors de la génération du contrat, les informations pertinentes sont transférées à partir de la commande vers le contrat.

Les contrats peuvent être générés de manière semi-automatique ou entièrement automatique selon :

  • les factures liées à la période
  • les tickets pour la maintenance préventive
  • les avertissements (alertes/workflow) en fonction des dates de validité ou de fin de contrat

Les données du contrat peuvent être affichées lors de la création de tickets d'assistance ou d'incident. Elles sont utilisées pour générer des messages ou même des valeurs prédéfinies.

Pour illustrer les fonctionnalités ci-dessus, un exemple "simple" :

Vous vendez un équipement informatique, composé de matériel, logiciel et prestations à l'un de vos clients. Les frais de maintenance sont de 20 % dans le cadre du SLA (5 jours x 8 heures). Cette prestation de maintenance est enregistré dans le contrat et sera ensuite facturé de façon récurrente (par exemple annuellement).

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Service Level Agreement (SLA)

Avec Actricity, vous gérez les garanties, les contrats de maintenance et l'assistance annuelle.

Equipements

  • Informations sur le prix de la commande
  • SLA
  • Informations sur la garantie

Contrats

  • Conditions
  • Informations de facturation
  • Définition d'un type SLA défaut pour une position
  • Définition d'un pourcentage de facturation défaut pour une position

SLA - Service level agreement

  • Horaires du contrat (ex : 5j x 8h, 08:00 - 17:00)
  • Temps de réaction (ex : 2h après l'appel)
  • Pourcentage possible pour le calcul du contrat
  • Gestion du type de facturation (par défaut pour les tickets)
        Pour les positions : 
    • Types de prestations inclus
    • Matériel inclus
    • Informations sur les prix, telles que tarifs et les remises spécifiques.

Positions contrat

  • Type/catégorie (matériel, logiciel, prestations, etc.)
  • Service Level Agreement (SLA)
  • Base de prix selon la commande ou de l'objet (par exemple, le prix de la licence)
  • Base de calcul (par exemple, pourcentage de la base de calcul, valeur absolue, quantités, etc.)
  • Heures/compte de crédits
  • Gestion des prix fournisseurs des sous-traitants
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Les modèles de processus

Différents modèles de processus peuvent être définies sur chaque position et leur déclenchement peut être contrôlé par divers paramètres. Sur la base de ces données, des tickets / actions peuvent être déclenchés automatiquement (maintenance préventive). Les modèles de processus dont la fréquence d'utilisation est "à la demande" sont généralement déclenchés par un utilisateur qui va générer un ticket. Les modèles de processus vous permettent d'augmenter votre efficacité par des automatismes et d'améliorer la qualité des process par le biais de checkliste/processus prédéfinis.

Actricity - gestion des contrats SLA