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  • Les modules transversaux d'Actricity, logiciel de gestion

    Workflow - Flux de travail

    Les modules transversaux d'Actricity, logiciel de gestion

Actricity, un logiciel de gestion avec une communication 100% intégrée

Le workflow peut être un levier très important pour optimiser vos processus d'entreprise. Les fonctionnalités du workflow d'Actricity permettent de prendre en charge:

  • les communications internes (flux internes)
  • les communications externes (flux externes)

La communication entre les différents acteurs est ainsi facilité et permettent des gains notables d'efficacité. Les communications entrantes et sortantes sont gérées par le biais de l'intégration e-mails ou par le portail web Actricity.

Dans Actricity, les flux de travail ne sont pas définis de manière rigide, ils se comportent de manière dynamique en fonction de la situation et peuvent réagir automatiquement selon les circonstances. Un e-mail, un SMS ou un appel téléphonique entrant peut déclencher un processus et lancer des activités de suivi. Le client peut être impliqué dans le processus de différentes manières et notamment par votre portail Actricity à destination de votre client.

Collaboration simplifiée

Actricity intègre un système de workflow totalement indépendant. Il permet de :

  • Accroître l'efficacité des processus
  • Minimiser les erreurs grâce à l'automatisation des processus
  • Utiliser des modèles prédéfinis afin d'améliorer la qualité et l'efficacité
  • Une gestion des événements par des utilisateurs expérimentés

La puissance des modèles de processus d'Actricity

Grâce aux modèles de processus d'Actricity, vous définissez une séquence de tâches à exécuter manuellement ou automatiquement.

Véritables Checklistes, les séquences sont prédéfinies de sorte à être exécutées et répétées en améliorant qualité et standardisation de vos processus.

Par exemple: la création d'un devis donnera lieu à une relance ou deux relances automatique.

Vous sécurisez ainsi vos processus et améliorez l'expérience client.

Autre exemple: après la création d'un projet, toute une série de tâches sont déclenchées, telles que: organisation d'une réunion de Kick-Off de projet, envoi d'une documentation de bienvenue au client, génération de tâches internes de gestion de projet ...

Dans Actricity, des modèles de processus peuvent être définis pour tous domaines d'activité. Cela vous permet de prédéfinir des processus récurrents, et d'améliorer la qualité et d'automatiser vos processus.

Dernier exemple : vérification à un ou deux niveaux hiérarchiques des factures fournisseurs

Automatisation des processus contenant des événements (conditions)

Un outil d'automatisation des processus très puissant

Le workflow très puissant d'Actricity acquiert une dimension supplémentaire grâce à l'emploi des conditions (evénements). Les différentes tâches sont crées en fonction de conditions qui dictent la séquence des processus.

Ainsi vous optimisez vos processus internes et externes, assurez la qualité et soutenez vos employés en permanence afin qu'aucune tâche ne soit oubliée.

L'ensemble du processus est enregistré électroniquement dans Actricity et est ainsi documenté et traçable.

"Le flux de travail d'Actricity soutient de manière proactive le processus de travail dans le projet et réduit la charge administrative, ce qui permet de minimiser les coûts."

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Les fonctions du Workflow d'Actricity

Le Workflow d'Actricity est une application majeure. Il peut être utilisé de manière identique et transversal pour tous les domaines d'activité du logiciel de gestion Actricity. Les autres caractéristiques importantes du workflow sont les suivantes :

  • Intégration des flux internes et des flux externes
  • Intégration de tous les moyens de communication sont intégrés : Tâche (ToDo), e-mail, mémo, téléphone, SMS.
  • Logique de groupe pour les destinataires : traitement des actions au sein des groupes
  • De haut en bas et de bas en haut : les tâches peuvent découler d'événements, de modèles de processus ou de manière isolée (non planifiée). Les actions peuvent également déclencher des processus (bottom-up), par exemple l'événement est déclenché lorsqu'un nouveau courrier arrive et est automatiquement lié à un ticket.
  • Statut de tâche : chaque tâche bénéficie d'un statut dédié. Un historique du statut est conservé.
  • Contrôle flexible des événements : le contrôle automatique des événements génère des tâches paramétrables à souhait lorsqu'ils se produisent.
  • Modèles de processus flexibles : les actions répétitives ou les tâches automatiques sont prédéfinies de manière uniforme et sous la forme souhaitée.
  • Planification des tâches : Les tâches peuvent être planifiées manuellement ou automatiquement (durée, début, fin). Le planning met à jour le calendrier et la charge de travail du destinataire.
  • Retour sur tâches : les tâches peuvent être confirmées manuellement ou automatiquement (jour, début réel et fin réelle).
  • Charges sur tâches : toutes les dépenses selon leur type peuvent être enregistrées sur les actions.
  • Coûts et prix : les coûts et les prix de vente sont affectés aux actions automatiquement ou manuellement. Les actions sont prises en compte dans le calcul.
  • Création de vos propres rapports avec votre mise en page souhaitée

Avec Actricity, aucune information ne se perd !

Le workflow intégré, élément central et tansversal d'Actricity, prend en charge tous les canaux de communication (internes/externes) et peut être lié à tous les domaines d'activité d'Actricity. Les flux de travail sont déclenchés par de multiples éléments tels que des événements, des changements d'état, etc. La planification du travail (calendrier) et l'enregistrement des activités sont étroitement liés aux actions.

Ainsi, vous utilisez le workflow comme votre liste de tâches à effectuer (ToDo-list).

En utilisant les modèles de processus, vous êtes en mesure de définir, d'adapter et d'automatiser en permanence vos processus à votre activité professionelle.